Voice Receptionist for Appointment Management（语音接待员预约管理工作流）

工作流名称

Voice Receptionist for Appointment Management（语音接待员预约管理工作流）

主要功能和亮点

该工作流通过集成Vapi语音AI接待员，实现自动化的电话预约管理。它能实时查询Google日历中的可用时间段，支持预约新时间、更新已有预约以及取消预约，所有操作均自动同步更新Google日历和Airtable数据库。系统还会记录通话详情、转录文本和录音链接，方便后续分析。整个流程符合设定的营业时间（周一至周五，08:00-17:00），并通过语音引导客户，提升用户体验。

解决的核心问题

• 手动预约管理效率低、易出错；
• 客户服务时间受限，无法实现7x24小时预约查询和管理；
• 预约信息分散，缺乏统一的数据管理和调用；
• 缺少通话记录及分析支持，影响服务质量提升。

通过本工作流，企业可实现自动化、智能化的电话预约处理，显著减少人工干预和时间成本，提升客户满意度和运营效率。

应用场景

• 服务型企业电话预约管理（如医疗、理疗、教育、家政、维修等）；
• 需要语音交互接口的客户服务系统；
• 需与Google日历和Airtable集成统一管理预约和客户数据的场景；
• 需要录音转录和通话分析的呼叫中心或语音客服系统。

主要流程步骤

1. 接收预约查询请求（Webhook节点监听/getslots路径）；
2. 解析输入参数（如预约起止时间、客户信息等）；
3. 查询Google日历可用时间段，判断目标时间是否可预约；
4. 若时间不可用，获取未来一周内所有可用时间段并格式化返回；
5. 预约新时间（Webhook /bookslots路径），校验必填信息（姓名、邮箱、时间等），转换时间至America/Chicago时区后，创建Google日历事件；
6. 预约成功后，将详细信息同步写入Airtable“Appointments”表中；
7. 更新预约（Webhook /updateslots路径），校验信息，查询原预约并更新Google日历事件及Airtable记录；
8. 取消预约（Webhook /cancelslots路径），查找对应预约，删除Google日历事件并更新Airtable状态为“Canceled”；
9. 记录通话结果和录音（Webhook /callresults路径），保存通话转录、录音链接、摘要等到Airtable“Call Recording”表；
10. 返回操作结果或错误信息给Vapi语音助手，完成用户交互。

涉及的系统或服务

• Vapi语音AI助手：处理客户语音交互，调用对应Webhook工具；
• Google Calendar：实时查询、创建、更新和删除预约事件；
• Airtable：存储预约详情和通话录音记录，实现数据的结构化管理；
• n8n自动化平台：串联上述服务，实现流程自动执行和数据流转。

适用人群或使用价值

• 企业客户服务团队和运营管理人员，提升预约效率和准确性；
• 语音交互系统开发者，快速搭建智能电话预约机器人；
• 需要集中管理预约数据，结合通话记录做客户分析的业务场景；
• 希望减少人工客服压力，实现7x24小时自动预约服务的中小企业。

此工作流为企业提供了一套完整的电话预约自动化解决方案，结合语音AI和主流办公日历及数据库服务，极大提升用户体验和运营效率。