项目预算缺失自动提醒工作流

工作流名称

项目预算缺失自动提醒工作流

主要功能和亮点

该工作流通过定时触发，自动从MySQL数据库中查询当前所有“外部类型”且“状态为开启”但“预算费用为0”的活跃项目，按照公司及成本中心进行分组统计。针对不同成本中心的项目，自动分类并发送定制化的HTML格式邮件提醒相关团队及时更新缺失的预算信息。流程实现了自动化监控和多条件分支处理，确保通知精准且及时。

解决的核心问题

解决了项目管理中预算费用数据缺失的问题，通过自动化查询与分发提醒，避免因预算数据不完整导致财务统计偏差和项目管理风险，提高数据准确性和团队协作效率。

应用场景

• 企业财务和项目管理部门需要定期监控项目预算完整性
• 多成本中心、多团队协作的组织环境中，确保各部门及时补充项目预算数据
• 自动化办公环境，减少人工核查和邮件发送工作量

主要流程步骤

1. 定时触发（Schedule Trigger）：每周指定时间自动启动工作流。
2. 数据库查询（MySQL）：执行SQL语句，筛选状态为“Open”、项目类型为“External”、且预算为零的活跃项目，按公司和成本中心分组统计项目数量。
3. 条件分支（Switch）：根据不同成本中心名称，分类处理查询结果。
4. 邮件通知（Microsoft Outlook）：针对不同成本中心，发送格式化良好的HTML邮件，提示对应团队项目预算缺失情况，并请求及时跟进。

涉及的系统或服务

• MySQL数据库：存储项目相关数据，提供SQL查询支持。
• Microsoft Outlook：负责发送邮件通知，支持HTML邮件内容定制。
• n8n自动化平台：实现流程编排、定时触发、条件分支和多节点协同。

适用人群或使用价值

• 项目管理者、财务人员及成本控制团队，帮助他们实时掌握预算异常情况。
• 企业信息化团队，用于构建自动化监控和预警机制，提升管理效率。
• 任何需要定期检查数据库中关键数据完整性并自动通知相关负责人的组织。

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通过该工作流，企业能够实现预算数据的自动化监控和精细化管理，有效避免项目预算遗漏带来的风险，提升跨部门协作和财务透明度。