Microsoft Outlook AI Email Assistant

工作流名称

Microsoft Outlook AI Email Assistant

主要功能和亮点

本工作流通过集成 Microsoft Outlook 邮箱和 OpenAI GPT-4 模型，实现对未标记且未分类邮件的智能分析与自动分类。结合 Monday.com 和 Airtable 中的联系人及自定义规则，自动清洗邮件内容，精准识别邮件类型及优先级，支持动态更新联系人信息及分类规则，极大提升邮箱管理效率。

解决的核心问题

• 自动过滤并处理未标记和未分类的邮件，避免重复操作
• 通过 AI 智能分析邮件内容，实现精准分类和优先级设置
• 集成外部 CRM 联系人数据，增强邮件上下文理解能力
• 支持灵活配置分类规则和删除规则，满足个性化需求
• 减少人工筛选邮件的时间和误判，提高工作效率

应用场景

• 企业邮箱管理，自动分类客户、供应商及内部邮件
• 销售、客服团队快速识别需优先处理的邮件
• 需要结合 CRM 系统联系人信息进行邮件智能处理的场景
• 希望通过 AI 辅助提升邮件管理自动化水平的用户

主要流程步骤

1. 触发机制：通过手动触发或计划任务获取 Outlook 邮箱中的未标记且无分类邮件（最多10封）。
2. 内容预处理：对邮件正文进行 HTML 标签和无用信息清洗，转换为纯文本或 Markdown 格式。
3. 获取外部数据：从 Monday.com 拉取最新联系人列表，并同步更新至 Airtable，读取分类、规则及删除规则。
4. 批量处理邮件：对每封邮件进行循环处理，匹配联系人信息。
5. AI 智能分析：调用 OpenAI GPT-4 模型，根据邮件内容、联系人及预定义规则，生成邮件分类、子分类（如需行动）及分析理由。
6. 结果解析与应用：解析 AI 输出的结构化 JSON，更新 Outlook 邮件的分类标签及重要性标记。
7. 条件判断：如邮件分类为“行动”，自动将邮件标记为高优先级。

涉及的系统或服务

• Microsoft Outlook（邮件获取与更新）
• OpenAI GPT-4（邮件内容智能分析与分类）
• Monday.com（CRM联系人数据同步）
• Airtable（分类配置、规则和联系人数据管理）
• n8n（流程自动化与节点调度执行）

适用人群或使用价值

• 企业邮箱管理员和团队助理，帮助轻松管理大量邮件
• 客服与销售人员，快速聚焦需要优先处理的邮件
• 需要结合企业 CRM 数据实现邮件智能分类的企业用户
• 希望借助 AI 技术提升工作效率、减少手动操作的职场人士

该工作流通过多系统数据融合与智能分析，实现邮件管理自动化，显著降低人工干预，提高邮件处理的准确性和响应速度，是现代办公自动化的重要利器。