自动化任务创建与管理工作流

工作流名称

自动化任务创建与管理工作流

主要功能和亮点

该工作流通过Airtable数据触发，自动获取任务模板、指定负责人和客户信息，动态计算关键日期（启动日、软截止日、硬截止日），并自动在Airtable中创建新任务，同时更新自动化记录状态。流程高度自动化，减少手动操作，确保任务按时启动和跟踪。

解决的核心问题

解决了任务管理中的重复手动创建任务、日期计算复杂、任务分配不及时等问题，实现任务模板标准化、时间节点自动计算和任务信息自动同步，提升项目执行效率和准确性。

应用场景

• 项目管理中需要周期性创建和分配任务的团队
• 客户服务或销售团队的任务自动跟进
• 需要基于模板批量生成任务并按时间节点提醒的组织
• 使用Airtable作为核心数据管理平台的企业

主要流程步骤

1. 触发器：监听Airtable中特定视图（“First Task - Create Task”）的更新，启动工作流。
2. 读取基础信息：获取相关Airtable Base及表的ID配置。
3. 获取自动化任务记录：从自动化任务表中提取任务数据。
4. 获取任务模板：根据自动化任务关联的模板ID，获取任务模板详情。
5. 获取负责人信息：查询任务负责人详情。
6. 获取客户信息：查询任务关联客户信息。
7. 计算关键日期：使用自定义代码节点计算启动日期、软截止日期、硬截止日期及下一任务创建日期。
8. 创建任务：将处理好的任务信息通过Airtable API新建任务记录。
9. 更新自动化记录：标记“首次任务已创建”，更新最新创建时间和下一任务创建时间。
10. （可选）通知负责人：通过Slack发送任务通知（当前节点已禁用，可按需启用）。

涉及的系统或服务

• Airtable：作为主要数据存储与管理平台，存储任务、模板、团队成员及客户信息。
• n8n：自动化平台，用于构建和执行整个工作流。
• Slack（可选）：用于任务创建后通知负责人。

适用人群或使用价值

• 项目经理、团队负责人及运营人员
• 需要高效管理重复性任务和多任务协调的企业
• 使用Airtable作为任务和客户管理工具的团队
• 希望减少手动任务创建、提升工作流自动化水平的组织

该工作流通过无缝集成Airtable数据，结合灵活的日期计算和任务自动创建，帮助团队显著提升任务管理效率，保证任务按计划执行和跟踪，降低人为疏漏风险。