Google Drive 权限审计与报告自动化工作流

工作流名称

Google Drive 权限审计与报告自动化工作流

主要功能和亮点

该工作流实现了对Google Drive中最近活跃的文档进行权限审计，重点识别对外公开（“任何人可访问”）及分享给外部用户的文件，自动生成每日权限审计报告，并通过邮件推送给指定人员。

• 自动化执行，无需人工干预
• 每日创建独立的Google Sheet报表，数据清晰可追溯
• 精确过滤文档权限，区分公开链接与外部邀请两种风险类型
• 报告内容直观，包含文件名称、权限类型、用户及角色信息
• 邮件通知确保安全团队及时获知并处理潜在风险文件

解决的核心问题

在企业或团队协作中，Google Drive文件共享权限易被滥用或遗忘，导致敏感信息可能被无意中外泄。此工作流通过自动定期审计和提醒，帮助组织及时发现和纠正过度开放的文件权限，提升数据安全管理水平。

应用场景

• 企业内部安全运维（SecOps）进行定期权限审计
• 合规团队监控数据访问权限
• IT管理员管理共享权限，避免权限膨胀
• 需要多方协作但又担心信息泄露的项目管理

主要流程步骤

1. 定时触发（Schedule Trigger）：每天固定时间启动工作流。
2. 创建新Google Sheet报表（Create New Sheet）：为当天审计生成新的表格。
3. 获取最近修改的Google文档（Get Recently Active Documents）：查询过去一天内有修改的文件及其权限。
4. 权限过滤与识别（Has Shared with External Users）：筛选出公开链接访问和共享给非本域外部用户的文件。
5. 拆分与标准化权限数据（Permissions To Items、Normalise Fields）：将权限信息拆解为标准字段，便于处理。
6. 过滤文件所有者权限（Filter Out Owner of Document）：排除文件所有者的权限记录，聚焦其他访问权限。
7. 数据聚合与整理（Aggregate、Flatten Rows、Rows to Items）：将权限数据整合成表格行格式。
8. 追加数据至Google Sheet（Append to New Sheet）：更新审计报表。
9. 发送邮件报告（Send Email Report）：将审计结果通过Gmail发送给指定收件人。

涉及的系统或服务

• Google Drive：获取文件及权限信息
• Google Sheets：存储每日审计结果
• Gmail：发送审计报告邮件
• n8n自动化平台：实现流程调度与数据流转

适用人群或使用价值

• 企业IT管理员和安全团队：实现权限管理自动化，减少人工排查成本。
• 合规与风险控制人员：快速掌握文件共享风险，提升安全合规水平。
• 中大型组织及多团队协作环境：定期审计权限，防止数据泄露。
• 希望通过自动化工具提升数据安全运营效率的用户。

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该工作流通过自动化审计和报告，为Google Drive文件权限管理提供了高效且实用的解决方案，助力企业持续监控和优化数据共享安全。