智能预约协调助手

工作流名称

智能预约协调助手

主要功能和亮点

该工作流集成了智能AI助手与微软Outlook日历，能够自动识别用户空闲时间，智能推荐并预约合适的会议时间，同时支持与客户的自然语言交互，收集预约所需的详细信息。它还能在客户未准备好预约时，自动发送详细的邮件给负责人跟进，确保客户需求得到及时响应。工作流使用了高级的GPT-4模型进行对话管理，具备上下文记忆窗口，提升交互体验的连贯性和准确度。

解决的核心问题

自动查询并分析未来两周内的日程安排，避免重复预订，确保预约时间的准确性。
通过智能对话收集客户的预约时间偏好、讨论议题及联系方式，减少人工沟通成本。
针对客户未准备好预约的情况，自动发送邮件通知相关负责人，实现无缝的客户服务衔接。
统一管理客户预约与咨询请求，提升工作效率，减少漏单和响应延迟。

应用场景

企业或个人服务提供者的在线预约系统，尤其适合需要协调复杂日程的咨询、销售或客户支持场景。
网站集成的智能客服机器人，自动处理客户预约请求及初步咨询。
AI助理辅助的客户关系管理，提升客户体验和运营自动化水平。

主要流程步骤

聊天触发（Chat Trigger）：监听并接收客户通过网站聊天界面发起的对话请求。
输入校验（If节点）：判断客户是否有输入内容，若无则回复初始问候。
AI智能助手（AI Agent）：基于GPT-4模型，解析客户意图，主动询问客户可用时间、预约议题及联系方式。
日程查询（Get Events）：通过微软Outlook API获取未来两周的日历事件。
空闲时间计算（freeTimeSlots代码节点）：结合业务时间（周一至周五8:00-17:30，欧洲伦敦时区），筛选出可预约的空闲时间段。
预约判断（Switch节点）：根据客户请求类型，分流处理预约查询或发送跟进邮件。
预约创建（Make Appointment）：使用微软Outlook API建立线上会议预约（Teams会议），确保无重复预约。
邮件发送（Send Message1节点）：当客户未准备好预约时，自动发送包含客户详细信息的邮件通知负责人。
响应回传（Respond to Webhook）：将最终的对话回复或预约结果返回给客户。

涉及的系统或服务

OpenAI GPT-4（gpt-4o-2024-08-06）：用于自然语言理解和对话生成。
微软Outlook（日历与邮件API）：管理日程和发送邮件通知。
n8n工作流自动化平台：实现节点间逻辑编排和数据流转。
Webhook接口：接收和响应网站聊天请求。

适用人群或使用价值

需要自动化客户预约流程的中小企业、自由职业者及服务型机构。
客户支持和销售团队，减少人工协调时间，提高客户响应速度。
网站运营者，提升在线客服智能化水平，增强用户体验。
希望利用AI技术优化业务流程，提高运营效率的数字化转型团队。

该智能预约协调助手工作流通过深度集成AI对话与日历管理，实现了高效、智能、用户友好的预约服务自动化，助力企业提升客户满意度与运营效率。