智能预约申请与审批流程

工作流名称

智能预约申请与审批流程

主要功能和亮点

• 采用多步骤分页表单，提升用户填写体验，避免长表单带来的压力
• 利用AI文本分类器预筛选用户咨询内容，自动判定是否需要预约，智能过滤无效请求
• 通过条款确认环节保障双方权益及信息安全，明确禁止录音和自动转录
• 自动发送预约请求确认邮件给用户，提升沟通效率和用户体验
• 结合Gmail“等待审批”功能，实现管理员对预约请求的人工审批，支持一键通过或拒绝
• 审批通过后自动在Google日历创建会议事件，并生成视频会议链接
• 审批拒绝则自动发送拒绝通知邮件，确保用户及时知晓处理结果

解决的核心问题

• 减少无效或非相关预约请求，提高预约管理效率
• 优化用户预约流程，分步引导，增强用户参与感
• 自动化审批流程，降低人工管理成本及出错率
• 实现预约信息透明化和及时反馈，提升客户满意度

应用场景

• 专业咨询服务预约（如法律、医疗、教练）
• 销售或客户支持的会议预约管理
• 线上线下活动的时间安排及确认
• 企业内部会议或一对一辅导的预约审批

主要流程步骤

1. 用户通过“Schedule an Appointment”表单提交姓名、邮箱及咨询内容
2. AI文本分类器对咨询内容进行相关性判断，筛选是否需继续预约
3. 若接受，用户阅读并同意预约条款
4. 用户选择期望的日期与时间
5. 系统汇总用户信息，发送确认邮件
6. 后台触发邮件发送给管理员，等待审批操作
7. 管理员通过邮件点击确认或拒绝按钮
8. 审批通过后，自动在Google日历创建会议并通知用户
9. 审批拒绝则发送拒绝邮件通知用户

涉及的系统或服务

• n8n多页表单节点（Form Trigger、Form）
• OpenAI GPT模型（文本分类与内容摘要）
• Gmail节点（发送确认邮件与审批邮件，等待审批功能）
• Google Calendar（自动创建带视频会议的日历事件）

适用人群或使用价值

• 需要高效管理预约请求的企业和个人服务提供者
• 希望利用AI技术优化客户筛选与预约流程的团队
• 寻求自动化审批机制减少人工干预的组织
• 追求高品质用户体验和沟通效率的服务型业务

此工作流通过结合AI智能筛选、多页表单优化用户交互、邮件审批和自动日历管理，打造一套高效、智能且用户友好的预约系统，适合各种专业预约场景，帮助您轻松管理预约请求，提升运营效率。