智能发票数据自动提取与归档
该工作流实现了从指定邮箱自动接收PDF格式发票邮件，并通过先进的解析技术与大语言模型智能提取发票关键信息。提取的数据会自动导入Google Sheets进行集中管理，同时为已处理邮件添加标签，避免重复操作。此方案有效提升企业财务部门的发票处理效率，减少人为错误，适用于会计、采购等多个场景，助力实现自动化管理。
流程图
工作流名称
智能发票数据自动提取与归档
主要功能和亮点
该工作流实现了从指定邮箱自动接收带有PDF格式发票的邮件，利用LlamaParse云服务对发票PDF进行高级解析，结合OpenAI GPT-3.5-turbo大语言模型智能提取发票关键信息，并自动将结构化数据导入Google Sheets进行统一管理。同时，工作流会为已处理邮件添加“invoice synced”标签，避免重复处理，实现高效自动化发票管理。
解决的核心问题
- 传统PDF转文本工具难以准确识别复杂发票中的表格和结构化数据，导致数据提取不完整或错误。
- 手动处理大量电子发票效率低，容易出错。
- 多人协作环境下难以避免重复处理相同发票邮件。
- 自动化导入发票数据到电子表格或财务系统的需求。
应用场景
- 企业财务部门自动化处理供应商发票，提高账务处理效率。
- 电商平台或采购部门自动汇总供应商账单数据。
- 会计师事务所批量管理客户发票文档。
- 任何需要从大量PDF发票中快速精准提取结构化数据的场景。
主要流程步骤
- 接收发票邮件
利用Gmail触发器监听来自特定发件人且带有附件的邮件，自动下载发票PDF附件。 - 判断是否已处理
检查邮件是否已被标记为“invoice synced”，避免重复处理。 - 上传PDF至LlamaParse服务
通过HTTP请求将PDF上传到LlamaIndex的LlamaCloud，进行复杂PDF解析（支持表格和嵌入对象）。 - 轮询解析状态
定时查询解析任务进度，等待解析完成。 - 获取解析结果
以Markdown格式获取解析好的发票内容。 - 使用OpenAI大语言模型提取结构化数据
通过定义好的提取规则，精准抓取发票日期、发票号码、供应商信息、客户信息、货物明细、价格等字段。 - 数据格式化与映射
结合结构化输出解析器，确保AI输出符合预设JSON Schema，便于后续处理。 - 追加数据到Google Sheets
自动将提取的发票数据追加写入指定的Google电子表格，实现发票数据集中管理。 - 为邮件添加“invoice synced”标签
标记已处理邮件，便于多人协作和质量控制。
涉及的系统或服务
- Gmail：邮件触发与标签管理
- LlamaIndex LlamaCloud（LlamaParse）：复杂PDF解析服务
- OpenAI GPT-3.5-turbo：大语言模型文本分析与数据提取
- Google Sheets：发票数据归档与管理
- n8n：自动化工作流编排平台
适用人群或使用价值
- 企业财务人员，提升发票处理自动化水平，减少重复劳动和人为错误。
- 会计与审计团队，快速获取准确的发票数据，提升工作效率。
- 采购和供应链管理人员，实现发票与采购订单的数据同步。
- 软件开发者和自动化工程师，借助低代码平台快速搭建智能文档处理解决方案。
该工作流通过结合领先的PDF解析技术与强大的大语言模型，打造了一套从邮件接收、智能解析到数据归档的端到端自动化发票处理方案，极大提升了财务数据处理的速度与准确性。