自动发票解析与结构化存储工作流

工作流名称

自动发票解析与结构化存储工作流

主要功能和亮点

• 实时监听指定Google Drive文件夹中新上传的发票文件
• 自动将发票文件上传至LlamaParse云端进行智能解析，精准提取发票中的关键字段，如名称、数量、单价及金额
• 通过Webhook接收解析结果，利用OpenAI GPT模型进一步规范和格式化发票条目数据
• 自动将发票及其明细条目分步写入Airtable数据库，构建结构化、可查询的发票管理系统
• 全流程自动化，极大降低人工录入错误，提高发票数据处理效率

解决的核心问题

传统发票处理依赖人工识别和录入，既费时又易出错。本工作流通过自动化技术实现发票数据的智能提取和结构化存储，解决了人工处理效率低、数据不规范和难以管理的问题。

应用场景

• 财务部门自动归档和管理供应商发票
• 审计团队快速获取发票明细数据
• 企业费用报销流程自动化
• 任何需要从大量发票中快速提取关键信息并入库的场景

主要流程步骤

1. Google Drive Trigger：实时监测特定“发票”文件夹中新文件创建事件
2. Google Drive节点：下载新上传的发票文件
3. Upload File：调用LlamaParse API上传文件并启动智能解析，同时传入Webhook地址等待结果
4. Webhook：接收LlamaParse返回的解析数据
5. Set Fields：设置OpenAI调用所需的提示词和JSON schema，指导数据格式化
6. OpenAI - Extract Line Items：利用GPT模型对解析结果进行进一步处理，精准提取发票条目
7. Create Invoice：在Airtable中创建发票主记录
8. Process Line Items：处理并转换条目数据格式
9. Create Line Item：在Airtable中为每条发票明细创建单独记录，关联到对应发票

涉及的系统或服务

• Google Drive：文件存储与触发源
• LlamaParse（LlamaIndex Cloud API）：发票内容智能解析
• Webhook：异步接收解析结果
• OpenAI GPT-4o-mini：数据格式化与精细提取
• Airtable：结构化数据库存储发票及明细数据

适用人群或使用价值

• 财务人员和会计团队：简化发票数据录入，减少重复劳动
• 审计师和合规部门：快速获取准确发票明细，提升审计效率
• 企业管理者：实现财务数字化转型，提升数据管理水平
• 自动化开发者和业务分析师：可作为智能文档处理的范例快速部署与定制

该工作流通过多系统联动实现发票数据的自动采集、解析和存储，帮助企业大幅提升财务数据处理的自动化和准确性，释放人力资源，增强业务响应速度。