AutoRFP — 自动化RFP问答生成与响应文档制作流程

工作流名称

主要功能和亮点

AutoRFP工作流实现了从接收RFP（招标请求）文档到生成完整响应文档的自动化处理。它通过Webhook接口接收PDF格式的RFP文件，利用AI技术智能提取所有供应商需回答的问题，并结合企业内部资料通过OpenAI助手自动生成准确的回答，最终整理形成结构化的Google Docs响应文档。同时，工作流支持邮件和Slack通知，确保销售团队及时获知响应完成情况。
亮点包括：

无需预设复杂提取规则，LLM（大语言模型）智能识别RFP中问题
针对每个问题循环调用OpenAI助手，基于公司资料生成高质量答案
自动创建和更新Google Docs文档，便于后续协作与保存
集成邮件和Slack通知，提升团队沟通效率

解决的核心问题

手动处理RFP文档耗时长、易出错且难以快速生成专业响应。传统方式需要人工逐条阅读提问，查找资料作答，效率低且难以规模化。该工作流借助AI自动抽取问题并生成答案，大幅缩短响应时间，降低人工成本，提高响应准确度和专业度。

应用场景

销售团队快速响应客户招标请求
咨询公司自动生成标书答复草稿
任何需要批量处理复杂文档问答的企业或组织
希望利用AI提升文档处理效率和准确性的业务场景

主要流程步骤

接收RFP文档：通过Webhook API接收用户上传的RFP PDF文件及相关元数据（标题、回复邮箱等）。
创建响应文档：自动在Google Docs中新建一个针对该RFP的响应文档，作为答案汇总平台。
提取问题：利用大语言模型（LLM）智能识别并抽取RFP中的所有供应商问题，形成清晰问题列表。
生成答案：针对每个问题，调用基于公司营销与销售资料的OpenAI助手，生成精准且上下文相关的答案。
记录问答：将问题与答案对逐条写入Google Docs响应文档中，形成完整答复草案。
发送通知：通过Gmail发送邮件通知请求者，同时通过Slack告知团队响应流程完成。

涉及的系统或服务

Webhook：接收用户提交的RFP文档请求
Google Docs：创建与更新RFP响应文档，支持多方查看与编辑
OpenAI API（OpenAI助手）：智能提问抽取与答案生成
Slack：团队消息通知
Gmail：邮件通知请求者响应完成

适用人群或使用价值

销售和业务开发团队：提升响应RFP的速度和质量，扩大潜在合同机会
市场与招标管理人员：自动化繁琐的标书处理流程，节省时间和人力
中大型企业与咨询机构：规模化处理大量招标文件，确保一致性和专业性
希望借助AI优化文档问答流程的企业

该工作流通过智能自动化和无缝集成，极大提升了RFP响应效率和准确度，帮助团队快速抓住商机，降低人工成本，推动销售业务高效运转。