Gmail邮件附件智能分类上传至Google Drive

工作流名称

Gmail邮件附件智能分类上传至Google Drive

主要功能和亮点

该工作流自动监听指定Gmail邮箱中带有特定标签的邮件，抓取邮件中的附件，并根据发件人所在公司及邮件日期，动态创建对应的公司文件夹和年月文件夹，最终将附件有序上传到Google Drive中对应目录。支持附件拆分处理，保证每个文件独立上传，并为文件名添加时间戳前缀，方便管理和追溯。

解决的核心问题

• 自动化处理邮件附件存储，避免手动下载和分类的繁琐。
• 保障附件文件按公司和时间结构化归档，提升文件检索效率。
• 利用白名单过滤仅处理指定发件人邮件，确保流程安全和针对性。

应用场景

• 企业财务部门自动整理发票、收据等财务文件。
• 客户服务团队自动归档客户来信附件，方便后续跟进。
• 法律、咨询等行业自动管理合同、协议等重要文件。
• 任何需要基于邮件附件自动分类存储的办公自动化场景。

主要流程步骤

1. Gmail Trigger：每15分钟定时轮询指定标签下的新邮件。
2. Lookup in Sheets：根据发件人邮箱在Google Sheets白名单中查找对应公司信息。
3. Search Company Folder1 & Company Folder Exists：检查Google Drive中是否存在对应公司文件夹，若无则创建。
4. YYYY/MM：根据邮件日期，生成年月格式的子文件夹名。
5. Search For Folder & Check If Folder Exists：判断年月文件夹是否存在，若无则创建。
6. Gmail：获取邮件详情及附件。
7. Split Up Binary Data1：拆分邮件中的多个附件为单独处理项。
8. Loop Over Items：循环处理每个附件。
9. Upload To Folder：将附件上传至对应的年月文件夹，文件名前加时间戳，并附加发件人和接收时间属性。

涉及的系统或服务

• Gmail（邮件触发器及邮件内容获取）
• Google Sheets（发件人白名单管理及公司信息查询）
• Google Drive（文件夹管理与附件存储）
• n8n自动化平台（流程编排与执行）

适用人群或使用价值

• 需要高效管理大量带附件邮件的企业与团队，尤其是财务、客户管理、法务等部门。
• 希望减少人工操作，提升文档归档规范性和自动化水平的办公人员。
• 寻求基于邮件附件自动分类存储解决方案的企业数字化转型项目。

此工作流通过自动化集成Gmail、Google Sheets与Google Drive，实现邮件附件的智能分类和归档，极大提升办公效率，保障文件管理的系统化和规范化。