自动发票数据提取与对账录入工作流

工作流名称

自动发票数据提取与对账录入工作流

主要功能和亮点

本工作流实现了从接收带有发票PDF附件的邮件开始，自动上传至LlamaParse服务进行高级PDF解析，利用OpenAI大型语言模型（GPT-3.5-turbo）精准提取发票关键信息，最后将结构化数据自动写入Google Sheets对账表格，并在邮件中添加标签避免重复处理。流程自动化程度高，支持复杂PDF格式如表格和嵌入对象，减少人工干预，提高财务数据处理效率。

解决的核心问题

• 自动识别并下载指定发票邮件的PDF附件，避免手动查找与下载。
• 解决传统PDF转文本工具忽略表格等结构化数据的问题，保证发票细节完整提取。
• 自动将提取的发票数据结构化并导入对账表，提升账务核对准确性和速度。
• 防止重复处理同一发票邮件，通过邮件标签管理实现流程幂等。

应用场景

• 财务部门自动化处理供应商电子发票，减少人工录入和核对工作量。
• 企业对账流程自动化，支持多供应商、多发票格式的高效管理。
• 任何需要从邮件附件PDF中批量提取结构化数据并整理入表格的业务场景。

主要流程步骤

1. 监听发票邮件：通过Gmail触发器持续监控来自特定邮箱且带PDF附件的发票邮件。
2. 邮件标签识别：获取邮件标签，确保未处理过的邮件才进入后续流程。
3. 上传PDF到LlamaParse：将发票PDF上传至LlamaIndex的LlamaCloud服务，利用LlamaParse工具解析复杂PDF内容。
4. 查询解析状态：轮询解析任务状态，确保数据处理完成。
5. 获取Markdown格式的解析结果：下载解析后的Markdown格式发票内容。
6. 调用OpenAI模型提取数据：基于Markdown内容，使用GPT-3.5-turbo模型按照预定义规则提取发票字段（如发票日期、供应商信息、商品明细、金额等）。
7. 结构化输出解析：确保AI输出符合JSON结构，便于后续自动化处理。
8. 映射并写入Google Sheets：将提取的发票数据自动追加录入Google Sheets对账表。
9. 添加“invoice synced”邮件标签：标记邮件完成处理，防止重复导入。

涉及的系统或服务

• Gmail：邮件接收与标签管理
• LlamaIndex LlamaCloud（LlamaParse）：高级PDF上传与解析服务
• OpenAI GPT-3.5-turbo：自然语言处理与数据提取
• Google Sheets：结构化数据存储与对账表维护

适用人群或使用价值

• 财务人员和会计团队：自动化发票处理，提高工作效率，减少人为错误。
• 企业IT与自动化工程师：快速搭建高效的发票数据处理管道，支持定制化扩展。
• 中小企业主及财务外包服务：借助云服务和AI技术，低成本实现发票电子化管理。
• 任何需要将邮件中复杂PDF数据自动转为结构化信息的业务场景。

此工作流通过结合邮件监控、云端PDF解析、大型语言模型智能抽取和表格自动录入，构建了一套完整的发票自动化处理方案，极大地简化了传统手工操作流程，助力企业数字化转型升级。