mails2notion V2

工作流名称

mails2notion V2

主要功能和亮点

该工作流实现了自动将Gmail邮箱中的邮件内容智能解析并同步到Notion数据库的功能。它利用OpenAI的GPT-4模型对邮件内容进行深度理解，自动提取邮件摘要、元数据以及生成可执行的任务描述，随后动态构建符合Notion API规范的页面内容并创建页面。此外，工作流通过Airtable管理邮件路由配置，实现灵活的邮件分类和路由控制，并能智能标记邮件状态（已处理、错误），同时支持自动发送错误通知提醒发件人。

解决的核心问题

• 自动化邮件内容整理与任务提取，减少人工筛选和记录的工作量
• 将邮件重要信息结构化存储于Notion，方便后续追踪与管理
• 动态路由管理，避免无效或错误路由导致的重复处理和错误积累
• 快速反馈邮件处理异常，提升沟通效率和流程透明度

应用场景

• 个人或团队希望将邮箱中的待办事项、重要邮件内容自动转化为Notion任务或笔记
• 需要对大量邮件进行智能分类和结构化管理的办公环境
• 结合Airtable进行邮件路由和权限管理的复杂邮件处理流程
• 希望通过自动化工具提升邮件到任务的转换效率，减少信息遗漏和重复劳动

主要流程步骤

1. Gmail触发器每分钟检测收件箱中的新邮件。
2. 过滤未处理且未标记错误的邮件，确保邮件不重复处理。
3. 从邮件地址中提取路由ID，用以查询Airtable中的路由配置。
4. 过滤仅处理激活状态的路由，跳过无效或禁用的路由。
5. 利用OpenAI GPT-4模型生成邮件摘要及元数据。
6. 同时调用GPT-4生成针对邮件内容的可执行任务，包括标题、描述和可选的细节要点。
7. 结合两个AI结果，格式化为符合Notion页面结构的内容块。
8. 通过Notion API创建新页面，将邮件任务及摘要保存到指定数据库。
9. 成功后为邮件添加“Processed”标签，避免重复处理。
10. 若创建Notion页面失败，自动禁用对应路由，并通过邮件发送错误通知给发件人。
11. 若无可用路由，向发件人发送无法处理的通知邮件。

涉及的系统或服务

• Gmail（邮件触发与标签管理）
• OpenAI GPT-4（语言理解与任务生成）
• Airtable（邮件路由配置与状态管理）
• Notion API（动态创建数据库页面）
• n8n自动化平台（整体流程编排与执行）

适用人群或使用价值

• 个人知识管理者，提升邮件内容转化为任务或笔记的效率
• 团队协作中需要自动化邮件任务分配和归档的项目经理
• 企业自动化部门，构建智能邮件处理和知识库同步流水线
• 任何需要将海量邮件智能解析并结构化存储于Notion的用户，帮助节省时间，减少人为错误，提高工作条理性和响应速度

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通过mails2notion V2，您可以将邮箱中的信息自动转化为结构化的Notion内容，借助AI智能提取关键信息，实现邮件与任务管理的无缝衔接，极大提升工作效率和信息管理的智能化水平。