mails2notion V2

工作流名称

mails2notion V2

主要功能和亮点

该工作流实现了将Gmail邮箱中的邮件自动转换为Notion数据库中的结构化页面。通过集成OpenAI GPT-4模型，智能提取邮件中的关键信息，生成可执行任务标题、详细描述及要点，同时自动整理邮件摘要和元数据，实现邮件内容的高效归档与管理。支持自动标记邮件状态，防止重复处理，并能根据配置自动停用异常路由，保障流程稳定运行。

解决的核心问题

• 人工从邮箱中筛选、整理重要邮件信息的低效和繁琐
• 邮件内容难以系统化存储和管理，缺乏结构化记录
• 多邮件处理时易出现重复操作或漏处理
• 邮件与任务管理系统（如Notion）间缺少自动化衔接

应用场景

• 企业或个人需要将重要邮件快速转化为任务或文档进行跟进
• 项目管理中将沟通邮件内容自动归档至Notion，提高团队协作效率
• 客服或销售团队自动整理客户邮件，辅助后续处理
• 需要邮件内容结构化存储及智能摘要的场景

主要流程步骤

1. Gmail触发器：每分钟检测Gmail收件箱中的新邮件
2. 邮件过滤：剔除已处理或标记错误的邮件，仅处理有效邮件
3. 提取路由ID：从邮件地址中解析对应的Airtable路由ID
4. 获取路由配置：从Airtable中读取路由是否活跃及相关配置
5. 智能解析邮件内容：
   • 通过OpenAI GPT-4模型生成可执行任务（标题、描述、要点）
   • 生成邮件摘要及提取元数据（发件人、主题、日期）
6. 格式化Notion页面内容：构建符合Notion API规范的页面块结构
7. 创建Notion页面：调用Notion API，将邮件信息创建为数据库页面
8. 邮件标记：成功创建后为邮件添加“Processed”标签，防止重复处理
9. 异常处理与通知：若创建失败，自动停用对应路由并发送错误通知邮件给发件人
10. 无效路由处理：找不到有效路由时，通知发件人邮件未被处理

涉及的系统或服务

• Gmail：邮件接收和标签管理
• Airtable：存储和管理邮件路由配置（包括活跃状态、Notion数据库信息等）
• Notion：目标数据库，用于创建结构化的邮件记录页面
• OpenAI GPT-4：自然语言处理，生成任务描述及邮件摘要
• n8n工作流自动化平台：实现整个流程的节点编排与执行

适用人群或使用价值

• 需要高效管理大量邮件并将其快速转化为任务或文档的专业人士
• 依赖Notion进行项目管理和信息归档的团队和个人
• 渴望通过自动化减少邮件处理重复劳动，提升工作效率的企业用户
• 希望利用AI智能提取邮件关键信息，实现精细化邮件内容管理的用户

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总结

mails2notion V2工作流通过结合Gmail、Airtable、Notion和OpenAI GPT-4的强大能力，实现邮件到任务的智能转换和自动存储，大幅提升邮件内容的利用效率及信息管理水平，是现代办公自动化和知识管理的理想解决方案。