发送已标记邮件至Notion数据库

工作流名称

发送已标记邮件至Notion数据库

主要功能和亮点

该工作流实现了将 Gmail 中特定标签的邮件内容自动同步到 Notion 数据库。邮件的主题自动作为 Notion 页面标题，邮件正文摘要作为页面内容，同时附带可直接跳转邮件的链接。用户在 Notion 任务中完成标记后，系统自动从邮件中移除对应标签，实现邮件管理与任务追踪的双向联动。

解决的核心问题

• 自动整理和归档带有特定标签的邮件，避免邮件丢失和信息散乱
• 将邮件转化为结构化的任务或知识库条目，方便后续查阅和管理
• 减少人工操作，提高工作效率，确保邮件和任务状态同步一致

应用场景

• 需要将客户邮件、工单或重要邮件自动归档至知识管理系统的团队或个人
• 通过 Notion 管理邮件任务，跟踪处理进度的项目管理或客服团队
• 希望用标签快速筛选邮件并与任务系统联动，提高邮件处理效率的职场人士

主要流程步骤

1. 定时触发：每分钟运行一次，检测 Gmail 中指定标签（如“Notion”）的邮件
2. 计算邮件时间：推算上次请求时间，确保只处理最新邮件
3. 获取邮件：从 Gmail 读取满足条件的所有邮件
4. 查找数据库：查询 Notion 数据库中是否已存在对应邮件的记录
5. 创建页面：若未找到对应记录，自动在 Notion 数据库中新建页面，填充邮件主题、摘要及邮件链接
6. 任务完成检测：监听 Notion 中数据库页面的更新状态，判断任务是否被标记完成
7. 移除标签：任务完成后，自动从 Gmail 中移除对应邮件的标签，避免重复处理

涉及的系统或服务

• Gmail（通过OAuth授权访问邮件及标签操作）
• Notion（操作数据库页面，实现邮件与任务的同步）
• n8n（自动化工作流平台，调度和串联各系统操作）

适用人群或使用价值

• 企业及团队成员：自动将重要邮件转化为可追踪任务，提升协作效率
• 项目经理、客服人员：整合邮件信息至项目管理工具，方便跟进和归档
• 个人知识工作者：高效管理和归档邮件内容，避免信息遗漏，优化时间管理

该工作流实现邮件与 Notion 任务的无缝连接，让邮件管理更智能、更高效，是提升日常办公自动化水平的理想方案。