客户消息自动发送与状态更新工作流

工作流名称

客户消息自动发送与状态更新工作流

主要功能和亮点

该工作流实现了基于Google Sheets数据的自动筛选与邮件发送功能，能够定时读取客户消息记录，自动筛选当天待发送且信息完整的客户条目，通过Gmail自动发送个性化邮件，并实时更新Google Sheets中的发送状态，确保信息流转准确高效。

解决的核心问题

• 自动化处理海量客户消息，避免手动筛选和发送邮件的繁琐与错误
• 实时筛选当天需要发送的消息，确保邮件发送的时效性
• 保持数据的一致性和状态同步，方便后续跟踪和管理

应用场景

• 客户关系管理（CRM）中的群发定时邮件通知
• 营销活动的自动化触达客户
• 客户反馈或消息的自动处理与回复
• 任何需要定时根据表格数据发送邮件并更新状态的业务流程

主要流程步骤

1. 定时触发（Schedule Trigger）：每分钟触发一次工作流，保证实时检测数据更新。
2. 读取客户消息数据（Google Sheets）：从指定的Google Sheets表格中获取客户消息记录。
3. 状态筛选（Filter Status）：筛选状态为“Waiting for sending”，且标题、主题、邮箱、姓名、日期字段均存在的记录。
4. 日期筛选（Filter Items by Current Date）：进一步筛选消息日期为当天的记录。
5. 字段合并（Merge fields）：整合数据字段，准备发送邮件所需信息。
6. 发送邮件（Gmail）：使用Gmail账户将筛选出的消息以个性化内容发送给客户。
7. 数据设置（Set data）：整理发送结果相关字段。
8. 更新发送状态（Google Sheets）：将已发送的消息状态更新为“Sent successfully”，确保数据同步。

涉及的系统或服务

• Google Sheets：作为消息数据的存储与状态更新平台
• Gmail：邮件发送服务，实现自动化客户邮件沟通
• n8n调度器：定时触发工作流，自动化流程执行

适用人群或使用价值

• 客户服务团队：提升客户消息处理效率，减少重复劳动
• 营销人员：实现精准、定时的邮件营销自动化
• 中小企业及创业团队：借助低代码自动化工具，快速搭建客户沟通流程
• IT运维及自动化爱好者：构建灵活、可扩展的自动化邮件发送与管理系统

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此工作流通过整合Google Sheets和Gmail服务，结合精准的状态与日期过滤，实现了高效、智能的客户消息自动发送与状态管理，极大提升了日常运营效率和客户响应速度。