自动化RFP响应助手(AutoRFP)

该自动化RFP响应助手能够高效处理招标文件,自动接收PDF并提取问题,结合企业资料利用AI生成专业答案,最终形成完整的响应文档。工作流通过创建Google Docs记录问答,并在完成后自动发送邮件和Slack通知,帮助销售和招投标团队减少人工工作,提高响应速度和准确性,增强企业竞争力。

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RFP自动化智能问答

工作流名称

自动化RFP响应助手(AutoRFP)

主要功能和亮点

该工作流能够自动接收RFP(招标文件)PDF,通过Webhook接口上传文档后,利用AI智能技术精准提取RFP中的问题列表,并依托定制的OpenAI助手结合企业提供的营销及销售资料,自动生成针对每个问题的专业答案,最终汇总成一份完整的RFP响应文档。同时,流程结束后自动发送邮件和Slack通知,及时告知相关团队成员。

解决的核心问题

传统RFP响应过程繁琐且耗时,涉及人工阅读大量文档、提取问题、撰写回答,容易出错且效率低下。该工作流通过自动化和AI辅助,解决了RFP问题识别难、答复耗时长、信息整合繁杂的问题,大幅提升响应效率和准确性。

应用场景

  • 销售团队快速响应客户招标请求
  • 招投标部门自动整理和管理RFP答复文档
  • 企业提升投标效率,增强竞争力
  • 任何需要快速处理和回答复杂文档中多条问题的场景

主要流程步骤

  1. 接收RFP文档:通过Webhook接口接收客户提交的RFP PDF文件。
  2. 创建响应文档:自动在Google Docs中创建新的RFP响应文档,用于记录后续问题及答案。
  3. AI识别问题:利用大型语言模型(LLM)自动提取RFP中的所有问题,避免格式限制。
  4. AI生成答案:针对每个提取的问题,调用预先配置的OpenAI助手结合企业资料,生成准确且上下文相关的回答。
  5. 记录问答对:将每个问题及对应答案自动写入Google Docs响应文档中。
  6. 发送通知:完成后,自动通过Gmail发送邮件通知请求人,并通过Slack发送团队提醒。

涉及的系统或服务

  • Webhook:用于接收RFP文件上传请求
  • Google Docs:创建与更新RFP响应文档
  • OpenAI(LangChain集成):提取问题及生成智能回答
  • Gmail:发送邮件通知
  • Slack:发送团队聊天通知

适用人群或使用价值

  • 企业销售和招投标团队,减少手动处理工作量
  • 需要快速响应大量RFP文档的组织,提高响应速度和专业度
  • 希望利用AI提升文档处理智能化水平的企业用户
  • 通过自动化和智能辅助,实现团队协作高效化和信息透明化

此工作流结合了强大的AI能力和主流协作工具,极大简化了RFP响应流程,帮助企业抓住更多商机,提升投标成功率。

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