Effortless Email Management with AI（轻松智能邮件管理）

工作流名称

Effortless Email Management with AI（轻松智能邮件管理）

主要功能和亮点

本工作流通过自动化处理来往邮件，实现邮件内容的智能摘要、自动生成专业回复、基于企业知识库的上下文检索增强，以及人类审批反馈机制，确保邮件回复准确且符合业务需求。集成了IMAP邮箱触发、Markdown格式转换、多语言模型处理、向量数据库检索和邮件发送，流程闭环完整高效。

解决的核心问题

• 大量邮件处理耗时，回复效率低
• 邮件内容繁杂，难以快速理解及提取关键信息
• 回复邮件缺乏统一标准和专业性
• 需基于企业知识库提供精准、上下文相关的回复内容
• 人工审批流程繁琐，缺乏自动化支持

应用场景

• 企业客服自动化邮件回复
• 销售和商务沟通邮件管理
• 内部邮件流程自动化及审核
• 需要基于文档和知识库信息提供邮件答复的场景
• 跨部门协作中邮件快速处理和反馈

主要流程步骤

1. 邮件触发：通过IMAP监听收件箱新邮件触发工作流。
2. 内容转换：将邮件内容转换为Markdown格式，便于后续语言模型理解。
3. 邮件摘要：利用OpenAI和DeepSeek模型对邮件内容进行浓缩摘要，提取关键信息。
4. 知识库检索：通过Qdrant向量数据库结合企业文档和Google Drive中的资料，基于业务知识提供辅助信息。
5. 自动生成回复：基于摘要和检索结果，由AI智能撰写邮件回复草稿。
6. 人工审批与反馈：将草稿邮件发送至指定Gmail地址，等待人工审核反馈。
7. 反馈分类：利用文本分类器判定审批结果（批准或拒绝修改），并据此调整邮件内容。
8. 邮件复核与发送：AI再次审阅修改后的邮件，确认后自动发送回复邮件。

涉及的系统或服务

• 邮箱协议：IMAP（邮件触发）、SMTP（邮件发送）
• 邮箱服务：Gmail
• 文档存储与管理：Google Drive
• 向量数据库：Qdrant（用于知识库向量化检索）
• 人工智能模型：OpenAI GPT系列、DeepSeek自然语言处理模型
• 语言处理组件：Markdown转换器、文本分类器、多步骤语言链（Summarization、Agent）

适用人群或使用价值

• 企业邮件管理人员，客服团队，销售代表
• 需要提升邮件处理效率和质量的中大型企业
• 希望通过AI辅助提升邮件自动回复智能化水平的组织
• 需要结合企业知识库提供精准邮件答复的业务场景
• 希望实现邮件审批自动化、提高工作流透明度和响应速度的团队

该工作流通过智能摘要、知识库增强和人机协作审批，显著节省人工时间，提高邮件处理的专业度和响应速度，助力企业打造高效、智能的邮件管理体系。