Gmail PDF发票/收据分类器与Google Drive上传器（基于n8n与OpenAI）

工作流名称

Gmail PDF发票/收据分类器与Google Drive上传器（基于n8n与OpenAI）

主要功能和亮点

该工作流通过Webhook触发，自动扫描指定日期范围内Gmail收件箱中的带附件邮件，提取其中的PDF文件，并利用OpenAI模型智能识别这些PDF是否为指定类别（如发票或收据）。符合条件的PDF将自动上传至Google Drive中按日期命名的专属文件夹中。支持自定义识别关键词（例如“合同”），并可根据需求选择是否将筛选出的PDF通过邮件发送给指定收件人。流程自动化程度高，减少手动筛选和整理文档的时间与工作量。

解决的核心问题

• 自动识别并分类大量Gmail邮件中的PDF发票或收据，避免人工逐一查看文件内容
• 自动将符合条件的文件整理上传到云端指定文件夹，便于归档和后续管理
• 可选自动将整理好的文件批量发送给会计或相关人员，提高财务流程效率
• 通过OpenAI智能文本理解，提升文件筛选准确度，减少误判

应用场景

• 软件开发公司或自由职业者需要自动分类和归档业务相关发票、收据
• 财务部门希望自动整理并归档电子发票，方便后续审核和报销
• 需要定期收集特定类型PDF文件并发送给会计人员或财务外包服务商
• 任何依赖Gmail接收电子文档并希望实现智能自动化管理的用户

主要流程步骤

1. 通过Webhook接收起止日期和邮件发送标志参数触发工作流
2. 在Google Drive创建以日期命名的新文件夹（如invoices_YYYY-MM-DD）
3. 使用Gmail节点检索指定日期范围内带附件的邮件
4. 过滤并分离每封邮件中的PDF附件
5. 读取PDF文本内容，检查文本长度是否在OpenAI模型的token限制内
6. 调用OpenAI GPT-4.1-mini模型，判断该PDF是否匹配预设关键词（默认为“发票或收据”）
7. 若匹配，则上传该PDF文件到对应的Google Drive文件夹
8. 如需发送邮件，则汇总所有匹配的PDF并通过Gmail节点发送到指定邮箱

涉及的系统或服务

• Gmail（邮件获取与发送）
• Google Drive（自动创建文件夹及文件上传）
• OpenAI GPT-4.1-mini模型（PDF内容智能分类）
• n8n自动化平台（工作流编排与执行）
• Webhook（触发入口与参数传递）

适用人群或使用价值

• 软件工程师、财务人员及自由职业者，帮助他们高效管理和归档发票与收据
• 企业财务部门，减少手工处理电子凭证的工作量，提高准确性
• 会计师及财务外包服务提供者，便于集中获取客户相关文档
• 任何希望通过智能自动化技术改善文档管理流程的用户

该工作流极大提升了电子发票和收据的处理效率，同时依托AI智能识别技术，降低了人工筛选错误率，是现代办公自动化的理想解决方案。