智能采购订单自动处理工作流

工作流名称

智能采购订单自动处理工作流

主要功能和亮点

• 自动监控共享 Outlook 邮箱，捕获采购订单邮件及其附件
• 识别是否为采购订单意图，过滤无关邮件
• 支持 XLSX 格式采购订单表单的自动解析与转换，将 Excel 表格转换为 Markdown 格式，方便后续 AI 读取
• 利用 OpenAI 语言模型智能提取采购订单关键字段及明细，包括订单编号、日期、供应商信息、商品信息等
• 自动校验采购订单数据完整性和金额准确性，及时反馈错误信息
• 根据校验结果自动回复买家，确认有效订单或反馈错误原因
• 模板灵活，可根据企业内部系统定制后续处理步骤（如推送至 ERP 或财务系统）

解决的核心问题

数据录入繁琐、人工效率低下、错误率高，尤其是采用 Excel 表单提交的采购订单，传统系统难以直接解析且需要大量手工处理。该工作流通过 AI 自动理解和校验采购订单，极大减少人力成本和错误风险。

应用场景

• 采购部门自动接收和处理供应商通过邮件提交的采购订单
• 财务或供应链团队快速验证采购单的有效性
• 任何需要自动化处理基于 Excel 表单的业务数据提交流程

主要流程步骤

1. Outlook Trigger 节点监听共享邮箱，自动下载带附件的新邮件
2. 文本分类器 判断邮件是否为采购订单提交
3. 判断附件是否为 XLSX 格式，不符合格式则自动回复格式错误通知
4. 利用 Extract from File 节点读取 Excel 内容，结合代码节点将表格转换成 Markdown
5. 通过 OpenAI 信息提取器 节点智能解析采购订单结构化数据
6. 修正 Excel 日期格式
7. 运行数据完整性与金额一致性校验
8. 根据校验结果，自动回复买家确认或错误原因
9. 校验通过后，可将结构化订单数据发送至后端系统或进行后续处理

涉及的系统或服务

• Microsoft Outlook（邮件接收与回复）
• OpenAI GPT-4o-mini（自然语言理解与信息提取）
• n8n 内置节点如 Extract from File、Code、Set、If 等
• 可拓展集成 ERP、财务系统等

适用人群或使用价值

• 企业采购、供应链及财务人员，减少重复手工录入工作
• IT 自动化团队，快速搭建智能数据处理流程
• 希望利用 AI 提升办公效率的中小企业
• 任何需自动化处理 Excel 格式业务表单的组织

此工作流有效结合邮件自动化、文件解析与 AI 智能提取，帮助企业实现采购订单的快速准确处理，降低运营成本，提升响应速度和数据质量。