Microsoft Outlook AI Email Assistant

工作流名称

Microsoft Outlook AI Email Assistant

主要功能和亮点

该工作流通过集成Microsoft Outlook邮箱和OpenAI GPT-4模型，实现对未标记和未分类邮件的智能分析与自动分类。它能根据预设的规则和分类标准，自动清洗邮件内容，精准识别邮件主题和发送者，智能匹配CRM联系人数据，并为邮件设置合适的类别和优先级。此外，支持动态更新联系人列表，保证邮件分类的上下文准确性和实时性。

解决的核心问题

• 手动筛选和分类大量邮件的效率低下问题
• 邮件内容杂乱，需要清理HTML和无用信息以便准确分析
• 缺乏智能化的邮件优先级判断和分类机制
• 邮件与客户、供应商等关键联系人信息脱节，影响后续跟进和处理

应用场景

• 企业邮箱管理自动化，提升邮件处理效率
• 客户关系管理（CRM）集成，优化客户邮件的分类和响应速度
• 销售、支持和采购团队的邮件智能分拣，辅助快速决策
• 需要对邮件进行自动优先级标记和分类的办公场景

主要流程步骤

1. 触发机制：通过手动触发或定时触发，从Microsoft Outlook邮箱获取最新未标记且未分类的邮件。
2. 联系人同步：从Monday.com导入客户及供应商联系人列表，更新至Airtable数据库。
3. 邮件清洗：去除邮件中的HTML标签、无用信息和特殊字符，转换为Markdown格式，便于AI分析。
4. 规则与分类加载：从Airtable加载邮件分类规则、分类列表及删除规则。
5. AI智能分析：利用OpenAI GPT-4模型，结合邮件内容、联系人信息和规则，自动判断邮件所属类别和子类别（如需操作的邮件标注为“Action”）。
6. 输出解析与更新：解析AI输出，自动为邮件设置分类标签和重要性标记（如“High”重要级别）。
7. 循环处理：对批量邮件逐条处理，确保每封邮件都得到准确分类。

涉及的系统或服务

• Microsoft Outlook：获取和更新邮件信息
• OpenAI GPT-4：智能邮件内容分析与分类
• Monday.com：同步客户和供应商联系人数据
• Airtable：存储联系人、分类规则、邮件分类和删除规则
• n8n：整体工作流自动化平台，协调各节点数据流转和执行

适用人群或使用价值

• 企业邮箱管理员和IT自动化专家，减少重复性邮件管理工作
• 销售、客户服务、采购等部门，提高邮件处理效率和响应速度
• 需要精细化邮件分类和优先级管理的中大型企业
• 希望结合现有CRM系统实现邮件自动化处理的团队

该工作流通过AI与多平台数据集成，显著提升Outlook邮箱的智能化管理水平，帮助用户高效分类、优先处理重要邮件，提升工作效率与客户满意度。