Attachments Gmail to drive and google sheets

工作流名称

Attachments Gmail to drive and google sheets

主要功能和亮点

该工作流自动监测Gmail中未读且带有附件的邮件，自动下载发票PDF附件并上传至Google Drive指定文件夹。随后，工作流利用OpenAI大语言模型（GPT-4o）智能解析PDF中的发票信息（如发票日期、描述、总价等），并将结构化数据自动追加到Google Sheets电子表格中，实现发票数据的自动归档与管理。整个过程自动化高效，减少人工操作和错误。

解决的核心问题

• 自动处理大量带附件的发票邮件，避免手动下载和分类文件的繁琐。
• 通过AI技术实现发票数据的智能提取，减少数据录入的工作量和错误率。
• 实现发票文件与数据的集中管理，方便后续对账和查询。

应用场景

• 财务部门自动整理和录入发票数据。
• 企业日常发票管理自动化，提高工作效率。
• 需要将邮件附件内容转化为结构化数据并存档的业务流程。

主要流程步骤

1. 监听Gmail中新收到的未读邮件，过滤仅处理包含附件的发票邮件。
2. 下载附件PDF并上传至Google Drive指定的文件夹。
3. 给上传的文件重命名，便于归档和识别。
4. 从Google Drive下载文件并提取PDF内容。
5. 通过OpenAI GPT-4o模型分析PDF文本，提取发票关键字段（发票日期、描述、总价、文件链接等）。
6. 使用结构化输出解析器确保AI输出格式规范，准备写入表格。
7. 自动将解析出的发票数据追加到Google Sheets电子表格中，完成数据归档。
8. 将处理过的邮件标记为已读。

涉及的系统或服务

• Gmail（邮件附件触发与邮件状态管理）
• Google Drive（附件存储与管理）
• Google Sheets（发票数据电子表格存储）
• OpenAI（GPT-4o大语言模型，用于发票内容智能解析）

适用人群或使用价值

• 财务人员、会计师、审计人员：自动化发票处理，节省时间和人工成本。
• 企业运营管理者：提升发票数据管理效率，增强数据准确性。
• 任何需要将邮件附件内容智能提取并归档的用户或团队。

该工作流借助现代云服务和AI技术，实现发票邮件附件的自动下载、智能解析和数据归档，极大提升工作自动化水平和数据处理效率，是办公自动化和智能财务管理的优选方案。