自动化发票邮件识别与数据提取工作流

工作流名称

自动化发票邮件识别与数据提取工作流

主要功能和亮点

该工作流能够定时从Microsoft Outlook邮箱中抓取带有附件的邮件，利用AI模型智能识别邮件及其附件中是否包含供应商开具的发票。针对识别出的发票，自动下载并通过Google Gemini 2.0的文档理解和OCR能力提取关键发票信息，最终将结构化的发票数据上传至Microsoft Excel 365工作簿，方便后续人工审核或财务系统集成。工作流有效结合了AI文本分类与视觉识别，显著提升发票处理的自动化和准确性。

解决的核心问题

• 减少手动筛查和处理海量含附件邮件的工作量
• 自动辨识真实发票而非普通附件或其他文档，避免误处理
• 高效提取发票关键信息，减少人工录入错误和时间成本
• 提供结构化数据输出，便于财务核对与系统对接

应用场景

• 企业财务部门自动化处理供应商发票
• 需要快速整理和分析大量发票邮件的会计或审计团队
• 任何使用Microsoft 365邮箱和Excel作为数据管理工具的组织
• 希望通过AI赋能提升财务流程数字化和智能化的企业

主要流程步骤

1. 定时触发：通过Schedule Trigger定时拉取近一小时内含附件的Outlook邮件。
2. 邮件分类：对邮件内容进行AI文本分类，初步筛选可能包含发票的邮件。
3. 下载附件：针对筛选邮件，下载所有附件。
4. 拆分附件：将多附件拆分为单独文件，逐个处理。
5. 发票识别：调用Google Gemini 2.0模型分析附件内容，确认是否为供应商发票且开具给本公司。
6. 发票详情提取：对确认的发票附件执行基于OCR的详细信息抽取。
7. 数据整理：将提取的发票数据与邮件信息合并。
8. 上传Excel：将结构化数据追加录入Microsoft Excel工作簿，便于后续查询和核对。
9. 循环处理：对所有邮件和附件完成上述流程，等待下一轮触发。

涉及的系统或服务

• Microsoft Outlook：邮件获取及附件下载
• Google Gemini 2.0 (PaLM API)：邮件内容分类、附件发票识别与OCR数据抽取
• Microsoft Excel 365：发票数据存储与管理
• n8n工作流平台：流程自动化编排

适用人群或使用价值

• 财务人员和会计师：简化发票收集与录入流程，节省大量重复劳动时间。
• IT自动化工程师：可作为构建智能财务自动化解决方案的范例和基础。
• 企业管理层：提升财务运营效率，降低人工错误率，实现数字化转型。
• 中小企业及大企业财务团队均适用，特别是处理大量供应商发票的组织。

此工作流以其高度自动化和智能化的发票处理能力，帮助企业显著提高财务流程效率，减少人为干预，实现财务数据的快速准确流转。