自动化发票邮件识别与数据提取工作流
该工作流实现了自动化发票邮件识别与数据提取，通过定时抓取Microsoft Outlook邮箱中的邮件，智能识别并提取供应商发票的关键信息。利用AI模型进行分类和OCR处理，自动下载并整理发票数据，最终将其结构化上传至Microsoft Excel 365。这一流程显著降低了人工处理的工作量，提高了发票处理的准确性和效率，适用于各类企业的财务管理。
Tags
工作流名称
自动化发票邮件识别与数据提取工作流
主要功能和亮点
该工作流能够定时从Microsoft Outlook邮箱中抓取带有附件的邮件，利用AI模型智能识别邮件及其附件中是否包含供应商开具的发票。针对识别出的发票，自动下载并通过Google Gemini 2.0的文档理解和OCR能力提取关键发票信息，最终将结构化的发票数据上传至Microsoft Excel 365工作簿，方便后续人工审核或财务系统集成。工作流有效结合了AI文本分类与视觉识别，显著提升发票处理的自动化和准确性。
解决的核心问题
- 减少手动筛查和处理海量含附件邮件的工作量
- 自动辨识真实发票而非普通附件或其他文档，避免误处理
- 高效提取发票关键信息，减少人工录入错误和时间成本
- 提供结构化数据输出，便于财务核对与系统对接
应用场景
- 企业财务部门自动化处理供应商发票
- 需要快速整理和分析大量发票邮件的会计或审计团队
- 任何使用Microsoft 365邮箱和Excel作为数据管理工具的组织
- 希望通过AI赋能提升财务流程数字化和智能化的企业
主要流程步骤
- 定时触发：通过Schedule Trigger定时拉取近一小时内含附件的Outlook邮件。
- 邮件分类：对邮件内容进行AI文本分类，初步筛选可能包含发票的邮件。
- 下载附件：针对筛选邮件，下载所有附件。
- 拆分附件：将多附件拆分为单独文件，逐个处理。
- 发票识别：调用Google Gemini 2.0模型分析附件内容，确认是否为供应商发票且开具给本公司。
- 发票详情提取：对确认的发票附件执行基于OCR的详细信息抽取。
- 数据整理：将提取的发票数据与邮件信息合并。
- 上传Excel：将结构化数据追加录入Microsoft Excel工作簿，便于后续查询和核对。
- 循环处理：对所有邮件和附件完成上述流程，等待下一轮触发。
涉及的系统或服务
- Microsoft Outlook：邮件获取及附件下载
- Google Gemini 2.0 (PaLM API)：邮件内容分类、附件发票识别与OCR数据抽取
- Microsoft Excel 365：发票数据存储与管理
- n8n工作流平台：流程自动化编排
适用人群或使用价值
- 财务人员和会计师：简化发票收集与录入流程，节省大量重复劳动时间。
- IT自动化工程师：可作为构建智能财务自动化解决方案的范例和基础。
- 企业管理层：提升财务运营效率，降低人工错误率，实现数字化转型。
- 中小企业及大企业财务团队均适用，特别是处理大量供应商发票的组织。
此工作流以其高度自动化和智能化的发票处理能力，帮助企业显著提高财务流程效率，减少人为干预，实现财务数据的快速准确流转。
投资组合实时监控与报告自动发送工作流
该工作流通过自动化手段，从Baserow数据库获取投资组合信息，并实时抓取Tradegate交易所的股票行情数据，计算市值及盈亏变化。生成的结构化HTML投资报告会定期通过邮件发送给指定邮箱，帮助投资者及时了解投资组合的最新动态，减少手动更新带来的错误，提高数据处理的效率和准确性，适合个人投资者及财务顾问等用户使用。
Syncbricks 财务绩效自动分析与报告工作流
该工作流旨在实现财务绩效的自动分析与报告。每月自动获取前一月及当年财务数据，进行深入的成本中心和项目分析，生成结构化的HTML报告，包含财务报表和业务洞察。同时，通过电子邮件向管理层发送个性化报告，帮助企业快速掌握各业务单元的财务健康状况与项目运营情况。此流程有效提升了财务分析的效率和决策的精准性。
Send new Clockify invoice to Notion database
该工作流自动将Clockify中新生成的发票数据同步到Notion数据库，实现发票信息的自动归档与管理。通过Webhook触发，系统可即时创建Notion页面，准确录入发票编号、开票日期、到期日期及金额等信息，从而提高数据记录的效率与准确性，消除手动导入的繁琐流程，确保发票数据的实时性和完整性，方便后续的查询与管理。
Paddle发票自动下载与存储工作流
该工作流能够自动从Gmail邮箱中筛选Paddle发票邮件，提取发票链接并转换为PDF格式，最后将文件上传至指定的Google Drive文件夹。整个过程无需人工干预，显著提高了发票管理的效率，帮助企业和个人用户轻松处理和存储发票，节省时间和人力成本，提升财务管理的规范性和便捷性。
Stripe 支付数据同步至 QuickBooks 销售收据自动生成工作流
该工作流通过自动化连接 Stripe 和 QuickBooks，实现支付数据的无缝同步。当支付成功时，系统自动获取客户信息并检查其在 QuickBooks 中的记录，若客户不存在则创建新记录。随后，将支付详情转换为销售收据并提交至 QuickBooks，有效减少手动录入，提高财务处理效率，确保数据的准确性和实时更新，适合电商和订阅服务等业务场景。
Orlen
该工作流旨在实现Orlen公司发票邮件的自动化处理。它定时从Gmail获取未读发票邮件，自动下载并按年份和月份分类上传至Google Drive，同时标记邮件为已读并通过Slack发送通知。通过这一流程，企业能够高效收集和归档发票，避免遗漏，提升财务管理的效率与准确性，减少人工操作带来的繁琐和错误。
Colombian Invoices Processing（哥伦比亚电子发票处理）
该工作流旨在自动化处理哥伦比亚个人电子发票的整个流程，包括定期从Gmail抓取含.zip附件的邮件、解压文件、提取和验证发票信息，以及将数据结构化记录到Google Sheets中。通过集成智能分析工具，确保发票数据的准确性，并将原始文件上传至Google Drive，便于归档和管理，显著提升财务操作的效率和合规性。
自动发票数据提取与对账录入工作流
该工作流旨在自动化处理带有发票PDF附件的邮件，提升财务数据处理效率。通过邮件监控、PDF解析和智能数据提取，系统能够精准提取发票的关键信息，并将结构化数据自动录入Google Sheets对账表。同时，为防止重复处理，邮件会被添加标签。该方案适用于财务部门、企业对账和任何需从PDF中提取结构化数据的业务场景，显著减少人工干预与错误。