自动化邮件跟进与管理工作流

工作流名称

自动化邮件跟进与管理工作流

主要功能和亮点

本工作流实现了基于Google Sheets管理联系人信息，并通过Gmail自动发送定制化的邮件序列，智能跟踪邮件线程状态，判断是否需要发送后续跟进邮件。支持自动替换邮件模板中的占位符，确保每封邮件内容个性化精准。工作流还具备避免周末发送邮件的功能，确保邮件发送时机合理。

解决的核心问题

• 手动发送大量跟进邮件效率低，难以及时管理邮件发送时间点和状态。
• 邮件内容个性化难以规模化实现。
• 缺乏对邮件回复状态的自动判断，跟进邮件容易重复或遗漏。
• 需要自动记录每个联系人的最后联系时间，方便管理和分析。

应用场景

• 销售团队进行潜在客户的邮件营销和跟进。
• 招聘团队批量发送职位邀请邮件并跟踪回复。
• 客户关系管理中需要定期触达客户的业务场景。
• 任何需要批量发送个性化邮件并自动管理跟进节奏的场景。

主要流程步骤

1. 定时触发：每小时触发一次，且跳过周末，保证邮件发送频率合理。
2. 读取设置和联系人数据：从Google Sheets读取邮件模板设置和联系人列表。
3. 准备邮件序列：定义一系列预设邮件内容及发送时间间隔。
4. 检查历史邮件线程：通过Gmail查询相关主题的邮件线程，获取邮件交流历史。
5. 邮件线程分类与判断：解析邮件内容，判断是否收到回复以及是否达到发送下封邮件的时间。
6. 生成个性化邮件内容：根据联系人信息填充邮件模板中的占位符。
7. 发送邮件：根据是否有回复，自动选择回复邮件或发送新邮件。
8. 更新联系人表格：将最新的联系时间回写到Google Sheets，保持数据同步更新。

涉及的系统或服务

• Google Sheets：存储联系人数据、邮件模板和配置信息。
• Gmail：发送邮件、获取邮件线程和回复信息。
• n8n自动化平台：作为整个工作流的执行和逻辑控制平台。

适用人群或使用价值

• 销售人员和市场营销团队，通过自动化邮件跟进提升客户转化效率。
• 招聘人员批量管理候选人邮件沟通，节省时间精力。
• 任何需要通过邮件进行批量个性化沟通的企业或个人。
• 希望通过自动化工具减少人工操作，提高邮件营销和跟进管理质量的用户。

此工作流通过智能邮件管理与自动化执行，极大提升邮件营销的效率与精准度，助力业务高效拓展客户关系。